Microsoft Bookings: Ist mehr als ein Online-Terminkalender
Mit wenigen Klicks eine flexible Online-Terminverwaltung in Ihrem Unternehmen einführen? Mit Microsoft Bookings kein Problem: Die Microsoft 365-App auf Basis der Microsoft Power Platform ermöglicht die Buchung von individuellen Services und Dienstleistungen wie Beratungsgesprächen, Präsentationsterminen, allgemeinen Besprechungsanfragen oder Anmeldungen. Der webbasierte Buchungskalender ist nahtlos in Microsoft Outlook integriert.
Durch die Verknüpfung mit den Kalendern der Mitarbeiter*innen lässt sich ein Wunschtermin bei der gefragten Person buchen. Ihre Kunden erhalten automatisierte Bestätigungs-E-Mails, Kalendereinladungen und Stornierungsoptionen – das reduziert No-Shows und steigert die Service-Qualität. Zudem haben Sie die Möglichkeit, automatische Follow-up- Mails für Feedback oder Folgetermine einzurichten.
Statt bei jeder Anfrage händisch nach freien Mitarbeiter*innen zu suchen, erledigt sich die Terminvergabe mit Bookings von selbst und richtet sich ganz nach Ihren Abläufen. Virtuelle Termine lassen Sie ganz einfach über Skype oder Microsoft Teams automatisiert planen und durchführen. Einfach die Planungsrichtlinien wie Dauer des Termins, Vor- und Nachlauf, Tage und Zeitfenster pro Mitarbeiter*in angeben – fertig! Darüber hinaus bietet das Buchungstool der Microsoft 365-Plattform noch viele weitere Möglichkeiten, die Terminbuchungen den Prozessen und Compliance-Richtlinien im Unternehmen anzupassen.
Beispiele wie Bookings in den Arbeitsalltag integriert werden kann
- Fügen Sie Buchungslinks Ihrer Mitarbeiter*innen den E-Mail-Signaturen hinzu
- Binden Sie Microsoft Bookings als I-Frame in Ihre Webanwendungen ein
- Fragen Sie im Buchungstool die Zustimmung der Kund*innen zur Datennutzung ab
- Betten Sie die URL zur Datenschutzrichtlinie des Unternehmens ein
- Gestalten Sie das Buchungsformular in Ihrem Corporate Design mit Ihrem Logo
- Fügen Sie benutzerdefinierte Felder und Fragen zur Vorqualifizierung und Vorbereitung von Terminen hinzu
Über die Grenzen von Microsoft Bookings hinaus
Als ganzheitliches Tool zur Terminverwaltung sind in Microsoft Bookings alle wesentlichen Automatisierungen und Features enthalten: Terminbuchung, Planung und Verwaltung sind sofort und ohne Weiteres einsetzbar. Doch wie wertvoll kann Bookings wirklich sein, um die primären Geschäftsziele des Unternehmens zu erreichen – nämlich Kund*innen zu gewinnen, bestens zu betreuen und Umsatz zu generieren?
Akquise kann auf die verschiedensten Arten erfolgen: über die Internetpräsenz, aktive Kundenmailings, Veranstaltungen und Webinare oder Telefonakquise. Aktivitäten, die teilweise mit sehr hohem Aufwand verbunden sind. Diese einmal vorhandenen Kund*innendaten sind Gold wert. Denn bei entsprechender Zustimmung bieten jeder bestehende Kontakt jede Menge Potenzial für Cross- und Upselling oder andere vertriebliche Maßnahmen. Allerdings hat Microsoft Bookings gewisse Grenzen, die eine flexible Weiterverwendung der Daten verhindern. Im besten Fall sind sie über Excel-Listen auswertbar – unter vorherigem manuellem Import in eine Datenbank oder SharePoint-Liste.
Genau hier kommt Microsoft Power-Automate in Spiel. Die Schnittstelle der Plattform zu Microsoft Bookings erlaubt es, basierend auf unterschiedlichen automatisierten Events einen frei definierbaren Power Automate Workflow zu starten. Diese Event-Trigger lösen aus, wenn eine Terminbuchung erstellt, geändert oder storniert wurde.
Innerhalb von Power Automate bestehen unbegrenzte Möglichkeiten, die Daten aus einer Microsoft Bookings-Terminbuchung weiterzuverarbeiten und zu verwenden. Dies ist anhand einer Vielzahl von Standard-Konnektoren, zum Beispiel zu SharePoint, Teams, Jira oder Dynamics 365 möglich.
Power Automate als sinnvolle Erweiterung:
Ein Szenario
Wie smart sich durch Terminbuchungen vorhandene Kund*innendaten und Informationen weiterverwenden lassen, zeigt das folgende Szenario:
Sie haben in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit von Terminbuchungen über Microsoft Bookings geschaffen, um Interessent*innen über Ihr Produktportfolio und Servicedienstleistungen im Rahmen von Webinaren und Beratungsterminen zu informieren. Über Microsoft Bookings werden die Termine automatisiert geplant, durchgeführt und nachverfolgt.
Die entsprechenden Informationen könnten zum Beispiel mittels eines PowerAutomate Workflows in eine SharePoint-Liste übertragen werden. Hierbei definieren Sie genau, welche Informationen für Sie relevant und nutzenstiftend für Ihre weiteren Prozesse sind.
Anhand der gewonnenen und in SharePoint übertragenen Daten können Sie die Termine auswerten. So lässt sich leicht nachzuvollziehen, wie sich die Nachfrage zu bestimmten Serviceleistungen, Diensten und Angeboten darstellen. Mit diesen Informationen, zusammen mit dem Feedback aus den Terminen – welches Sie natürlich auch in SharePoint erfassen können – bewerten Sie Ihr Portfolio aus Angeboten, Lösungen und Dienstleistungen und können es kontinuierlich verbessern.
Desweiteren könnten Sie die im Rahmen von kostenpflichtigen Terminen oder Beratungsleistungen anfallenden Aufwände durch den Export der Termininformationen für eine entsprechende Abrechnung für Ihr Buchhaltungssystem zur Verfügung stellen – vollständig automatisiert.
Es wird noch besser
Wie wäre es, wenn Sie nun diese in SharePoint erfassten und weiter angereicherten Daten verwenden könnten, um Ihre Marketinglisten, Leads und Sales-Pipeline automatisiert zu befüllen?
Mit einem statusgetriebenen Power Automate Workflow übertragen Sie die Daten direkt in Ihr CRM-System, um damit weiterzuarbeiten. Durch dieses Vorgehen gelangen Sie an das „Vertriebs-Gold“ Ihres Unternehmens, nämlich die Kontaktdaten für die weitere Bearbeitung, die Nachverfolgung und potenzielle Abschlüsse.
Auch haben Sie alle Informationen, vom ersten Kontakt bis hin zum Abschluss, gesammelt im SharePoint und im CRM vorliegen. Das macht eine erfolgreiche Projektübergabe möglich, bei der keine wichtigen Informationen verlorengehen. Das gemeinsame Verständnis ist somit vorhanden und Ihre Teams können das Projekt gemäß den Erwartungen und Anforderungen erfolgreich zum Abschluss bringen. Also haben Sie ganz nebenbei noch eine Art Sales-Lebenslaufakte erstellt.
Weitere Ideen zur Erweiterung von Bookings mit Microsoft PowerAutomate
- Aus individuellen Fragen und entsprechenden Antworten ein Wissensdatenbank aufbauen, um diese dann in eine FAQ zu integrieren
- Nachfolgende automatisierte Genehmigungsprozesse anstoßen
- Im Rahmen von Wartungs- und Supportverträgen nachfolgende Tätigkeiten wie Service, Wartung und Support einplanen und terminieren
- Ein Bookings-Log erstellen mit gebuchten, geänderten, und gelöschten Terminen erstellen und damit eine Art Audit-Trail implementieren
Ihr Start mit der Microsoft Power Platform
Es sind unzählige weitere Szenarien denkbar, von denen sich viele sicherlich individuell und maßgeschneidert in Ihrem Unternehmen umsetzen lassen. Wir beraten Unternehmen bei der Einführung von Microsoft 365 und darüber hinaus – wie Sie M365 für Ihre Prozesse voll ausnutzen.
Dabei setzen wir auf einen individuellen Ansatz: Zunächst werfen wir einen genauen Blick auf Ihre Anforderungen. Nach einer Priorisierung der relevantesten Themen führen wir eine detaillierte Potenzialanalyse durch, um anschließend zügig erste Best-Practice-Ansätze umzusetzen.
So entsteht Schritt für Schritt eine individuelle, auf den Betrieb und seine Unternehmensprozesse angepasste Lösung. Wir begleiten Unternehmen bei der Weiterentwicklung ihrer Systeme und Prozesse und helfen gerne bei stetig wachsenden Anforderungen mit kreativen Ansätzen weiter.
