Die Vorgänger von Business Central bspw. Navision bzw. Dynamics NAV (bis zur Version 2018) beinhalteten ein sogenanntes „Concurrent-User-Lizenzmodell“. Hierbei konnten zum Beispiel Mitarbeiter mit Teilzeitverträgen (Vor- und Nachmittag) sich eine Zugriffslizenz teilen.  

Dies hat sich mit der Einführung von Business Central geändert. Ab Business Central 14 wird ein sogenanntes „Named-User-Lizenzmodell“ verwendet. Hierbei muss jeder Anwender eine personenbezogene Lizenz haben. Mit diesem Wechsel hat Microsoft sich dem Markt- und SaaS-üblichen (Software-as-a-Service) Lizenzmodell angepasst.  

Unternehmen, die aktuell Dynamics NAV 2018 oder älter im Einsatz haben, behalten das Concurrent-User-Lizenzmodell. Dies ändert sich erst mit einem Business Central Update bzw. der Neueinführung. Die Entscheidung, wann man den Wechsel auf Business Central vollziehen möchte, obliegt dem Unternehmen. 

Aufbau und Inhalt der aktuellen Business Central Lizenzen.

1. Essential User 
2. Premium User 
3. Team-Member 
4. External Accountant 
5. Read-only Access through M365 
6. Device  

Neben diesen 6 Typen können im OnPremises Bereich noch Lizenzen für Objekte und sogenannte Entwicklungslizenzen erworben werden. Im SaaS Umfeld sind lediglich die 6 genannten Typen verfügbar. 

Hierbei gilt es grds. zu beachten, dass Team-Member Lizenzen nur zusätzlich zu vorhandenen Essential oder Premium User Lizenzen erworben werden können.   

Weiterhin gilt, dass Essential und Premium Lizenzen nicht gemischt werden können. Das bedeutet, dass man sich bereits zu Beginn der Lizenzierung festlegen muss, welchen Funktionsumfang (Essential oder Premium) man benötigt. Ein nachträglicher Wechsel von Essential nach Premium ist möglich.

Funktionsumfang und Limitierungen der Lizenztypen 

Essential User

Mit der Essential-User Lizenz hat man Funktionen wie Finanzbuchhaltung, Angebots- und Auftragsabwicklung, Beschaffung sowie Lager- und Projektmanagement inkludiert. Dies stellt üblicherweise den typischen Funktionsumfang von Handelsunternehmen dar.

Premium User

Die Premium–User Lizenz beinhaltet zusätzlich zum Essential Funktionsumfang noch die Bereiche Servicemanagement und Produktion. 

Team-Member

Team-Member Lizenzen lediglich eingeschränkte Berechtigungen, was das Schreiben von Daten in der Anwendung angeht. Sie haben aber volle Leserechte auf den freigeschalteten Essential bzw. Premium Funktionsumfang. Darüber hinaus können damit Genehmigungen erteilt sowie Berichte gedruckt und versendet werden. 

External Accountant 

Mit einer Business Central External Accountant-Lizenz können externe Buchhalter: In Echtzeit auf die Finanzdaten ihrer Kunden zugreifen, einschließlich Umsatz-, Ausgaben- und Bestandsdaten. Erstellen und führen Sie Finanzberichte wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Cashflow-Berichte aus.

Read-OnlyAccess through M365 

Microsoft 365-Benutzer können nur mit ihrer Microsoft 365-Lizenz auf Business Central-Daten in Microsoft Teams zugreifen. Diese Funktion ist dafür gedacht, dass Mitarbeiter im gesamten Unternehmen an Teamentscheidungen und der Zusammenarbeit teilnehmen können, wenn Business Central-Datensätze mit ihnen geteilt werden. 

Device 

Mit der Device-Lizenz (Geräte-Lizenz) können Geräte an Business Central gebunden werden. Über diese Geräte können mehrere Mitarbeiter:innen auf Daten zugreifen oder bestimmte definierte Funktionen ausführen. Folgende Beispiele kommen für diese Geräte in Betracht. 

• Kassen  
• Erfassungsgeräte in einer Werkstatt oder in einer Produktionsstätte  
• Geräte zur Abbildung Ihrer Lagerprozesse.  

Ähnlich der Team Member Lizenz hat die Geräte bezogene Lizenz nicht das Recht zur vollständigen Nutzung aller Business Central Funktionen. 

Wechsel von Dynamics NAV zu Dynamics 365 Business Central Lizenz – das gibt es zu beachten

Grundsätzlich sind aktuell zwei Formen von Lizenzen verfügbar, die sog. Abonnement Lizenzen (Subscription) und die Dauer- Lizenzen (Perpetual).

Bei Business Central Cloud ist nur die Subscription verfügbar.  

In der OnPremises Variante existieren aktuell noch beide Formen. Allerdings gilt es dabei folgendes zu beachten. Ab dem 1. April 2025 ist es für Neukunden nicht mehr möglich, Dauerlizenzen für Dynamics 365 Business Central OnPremises (Kauflizenzen) zu erwerben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Bereitstellung von Dynamics 365 Business Central OnPremises gänzlich eingestellt wird. Nur der Kauf pro Kauf wird für Neukunden in zwei Jahren eingestellt. Dynamics 365 Business Central OnPremises Abonnementlizenzen (Mietlizenzen) bleiben weiterhin verfügbar, sodass Dynamics 365 Business Central OnPremises-Abonnements bestehen bleiben. Darüber hinaus wird die Lizenzierung für bestehende Kunden mit aktiven Erweiterungsplänen fortgesetzt. 

Aktuell existiert seit Februar 2023 die sog. Bridge to the Cloud 2 Promotion, welche attraktive Angebote für einen Wechsel zu Business Central in der Cloud Variante beinhaltet. 

Generell bietet Microsoft bei einem Wechsel von Dynamics NAV zu Business Central, auf Grund des damit einhergehenden Wechsels von „ 

Concurrent-user zu Named-user eine entsprechende Transition an:  

NAV-User die vor dem 01.10.2018 lizensiert wurden: 

Business Central On-premises Mapping

1:2 (Essentials oder Premium User)

1:2 (Team Member User)

NAV-User, die ab dem 01.10.2018 oder später lizenziert wurden: 

Business Central On-premises Mapping

1:1 (Essentials oder Premium User)

1:1 (Team Member User)

Beispiele für die Lizensierung

Um diese Informationen etwas zu verdeutlichen, haben wir Ihnen einmal 3 Fälle bzgl. eines potenziellen Wechsels zu Business Central und die damit verbundenen Lizenzen zusammengefasst: 

Fall 1 – 50 Full User lizensiert vor dem Stichtag 

Sie nutzen Microsoft Dynamics NAV 2018 mit insgesamt 50 Concurrent Usern und dem Extended Pack. Diese 50 (3 aus Starter-Pack + 47 weitere) User wurden vor dem 01.10.2018 lizenziert. 
Sie erhalten durch den Lizenzwechsel zu Business Central 100 Premium Named-User. 

Fall 2 – 40 Full User lizensiert vor dem Stichtag, zusätzliche 10 Full User lizensiert nach dem Stichtag  

Sie nutzen Microsoft Dynamics NAV 2018 mit insgesamt 50 Concurrent Usern und dem Extended Pack. 40 User (3 aus Starter-Pack + 37 weitere) wurden vor dem 01.10.2018 lizenziert. 10 User wurden nach dem 01.10.2018 lizenziert. 
Sie erhalten durch den Lizenzwechsel zu Business Central 90 Premium Named-User (40 User mit dem Faktor 1:2 und 10 User mit dem Faktor 1:1). 

Fall 3 – 50 Full user und 10 limited User, lizensiert vor dem Stichtag und 10 Full user lizensiert nach dem Stichtag 

Sie nutzen Microsoft Dynamics NAV 2018 mit 50 Concurrent Usern und dem Extended Pack sowie 10 Limited-User. Davon wurden 40 User (3 aus Starter-Pack + 37 weitere) zusammen mit den 10 Limited-User vor dem 01.10.2018 lizenziert. 10 User (Extended Pack) wurden erst nach dem 01.10.2018 lizenziert. 
Sie erhalten durch den Lizenzwechsel zu Business Central 90 Premium Named-User (40 Extendend Pack User mit dem Faktor 1:2 und 10 Extended Pack User mit dem Faktor 1:1) sowie 10 Team-Member-User (Faktor 1:1 zum Limited User) Die obigen Fälle sind ohne Gewähr. Deshalb zögern sie nicht und sprechen sie mit ihrem Dynamics Partner über Ihre konkrete Lizenzsituation. Selbstverständlich können Sie auch gern uns kontaktieren. 

In diesem Artikel finden Sie die wichtigsten Veränderungen von Dynamics NAV zu Dynamics 365 Business Central.