Für Microsoft Dynamics 365 Business Central gilt ein „Named-User-Lizenzmodell“. Das bedeutet, dass jeder Anwender eine personenbezogene Lizenz benötigt. Microsoft hat sich mit diesem Lizenzmodell dem Markt- und SaaS-üblichen Lizenzmodell angepasst. In Microsoft Dynamics NAV 2018 (und älteren) Versionen kam noch ein so genanntes Concurrent-User-Lizenzmodell zum Einsatz. Es wurden hier zeitgleiche Zugriffe auf die Anwendung erfasst. So konnten zum Beispiel Mitarbeiter mit Teilzeitverträgen (Vor- und Nachmittag) sich eine Zugriffslizenz teilen.

Für Kunden, die aktuell Dynamics NAV 2018 oder älter im Einsatz haben, bleibt das Concurrent-User-Lizenzmodell bis zu einem Update auf Business Central bestehen. Den Zeitpunkt für den Wechsel auf Business Central bestimmt der Kunde selbst.

Business Central Lizenzen

Die Business Central Lizenzen sind sehr einfach aufgebaut. Es gibt 3 Lizenztypen.

  1. Essential User
  2. Premium User
  3. Team-Member

Darüber hinaus können in on-premises Installationen noch Lizenzen für Objekte sowie Entwicklungslizenzen erworben werden. Bei Cloud-Installationen (SaaS) beschränkt sich der Lizenzumfang auf die 3 genannten Lizenztypen.

Team-Member können nur zusätzlich zu vorhandenen Essential oder Premium User Lizenzen erworben werden. Essential und Premium Lizenzen können nicht gemischt werden. Das bedeutet, man legt zum Lizenzierungszeitpunkt fest, mit welchem Funktionsumfang (Essential oder Premium) gearbeitet werden soll. Ein späterer Wechsel von Essential nach Premium ist möglich.
Vereinfacht lässt sich der Funktionsumfang der Lizenzpakete wie folgt beschreiben:

Der Essential-User hat den typischen Funktionsumfang von Handelsunternehmen: Finanzbuchhaltung, Angebots- und Auftragsabwicklung, Beschaffung sowie Lager- und Projektmanagement.
Der Premium -User beinhaltet den Essential Funktionsumfang und zusätzlich die Bereiche Servicemanagement und Produktion.
Team-Member haben volle Leserechte auf den freigeschalteten Funktionsumfang (Essential oder Premium), können Genehmigungen erteilen, Berichte drucken und versenden sowie Daten in die Anwendung zurückschreiben. Letzteres ist dabei nur eingeschränkt möglich.

Wie sieht der Wechsel von Dynamics NAV zur Business Central Lizenz aus?

Für Kunden, die von NAV 2018 (oder älter) zu Business Central wechseln und sich in einem aktiven Wartungsvertrag befinden, hält Microsoft ein entsprechendes Lizenzangebot bereit. Dabei gilt die Faustregel, Full-User-Lizenzen die vor dem 01.10.2018 lizenziert wurden, werden mit dem Faktor 1:2 gerechnet. Das bedeutet, dass Sie für 1 Concurrent-User Lizenz nun 2 Named-User Lizenzen erhalten.

Für Dynamics NAV Full-User-Lizenzen die Sie nach dem 01.10.2018 erworben haben, erhalten Sie den Faktor 1:1.
Wir haben ein paar Lizenzfälle für Sie beschrieben und vereinfacht dargestellt:

Fall 1:

Sie nutzen Microsoft Dynamics NAV 2018 mit insgesamt 50 Concurrent Usern und dem Extended Pack. Diese 50 (3 aus Starter-Pack + 47 weitere) User wurden vor dem 01.10.2018 lizenziert.
Sie erhalten durch den Lizenzwechsel zu Business Central 100 Premium Named-User.

Fall 2:

Sie nutzen Microsoft Dynamics NAV 2018 mit insgesamt 50 Concurrent Usern und dem Extended Pack. 40 User (3 aus Starter-Pack + 37 weitere) wurden vor dem 01.10.2018 lizenziert. 10 User wurden nach dem 01.10.2018 lizenziert.
Sie erhalten durch den Lizenzwechsel zu Business Central 90 Premium Named-User (40 User mit dem Faktor 1:2 und 10 User mit dem Faktor 1:1).

Fall 3:

Sie nutzen Microsoft Dynamics NAV 2018 mit 50 Concurrent Usern und dem Extended Pack sowie 10 Limited-User. Davon wurden 40 User (3 aus Starter-Pack + 37 weitere) zusammen mit den 10 Limited-User vor dem 01.10.2018 lizenziert. 10 User (Extended Pack) wurden erst nach dem 01.10.2018 lizenziert.
Sie erhalten durch den Lizenzwechsel zu Business Central 90 Premium Named-User (40 Extendend Pack User mit dem Faktor 1:2 und 10 Extended Pack User mit dem Faktor 1:1) sowie 10 Team-Member-User (Faktor 1:1 zum Limited User)

Sicher ist sicher...

Die obigen Fälle sind ohne Gewähr. Deshalb zögern sie nicht und sprechen sie mit ihrem Dynamics Partner über Ihre konkrete Lizenzsituation. Selbstverständlich können Sie auch gern uns kontaktieren.

PS: Die wichtigsten Veränderungen von Dynamics NAV zu Dynamics 365 Business Central haben wir uns diesem Artikel zusammengefasst.