Wichtige Unternehmensprozesse unterwegs und aus dem Homeoffice weiterführen
Die aktuelle Situation birgt viele Risiken, aber dennoch bleibt die Chance handlungsfähig zu bleiben. Unternehmen, die sich bisher nicht oder nur rudimentär mit Themen wie flexibler Arbeitszeit und mobilem Arbeiten auseinandergesetzt haben, können jetzt noch kurzfristig handeln. Mobile Möglichkeiten der Zusammenarbeit, die letztlich auch Ihre Mitarbeiter schützen, ermöglichen die Bearbeitung vieler kritischer Unternehmensprozesse.
Der tägliche Weg zum Arbeitsplatz – das ist aktuell für niemand mehr „Alltag“. Von zuhause arbeiten, sofern möglich, zwingt Arbeitgeber und Arbeitnehmer neu über den Arbeitsalltag nachzudenken. Das fängt mit Arbeitszeiten an, die alles andere als geregelt sind (besonders wenn Kinder zu Hause bleiben müssen).
Wer bisher an mobiles Arbeiten dachte, stellte sich meist eine geschäftige Person im Business Outfit am Bahnsteig oder Flughafen vor, die am mobilen Telefon oder Computer hing, um an Meetings teilzunehmen oder die Präsentation fertigzustellen. Dass dies nicht nur die Neugier der Personen in der Umgebung weckt, sondern auch erhebliche Sicherheitsrisiken mit sich bringt ist spätestens seit der Einführung der DSGVO vielen Mitarbeitern bewusst.
Es gibt allerdings auch andere Interpretationen von mobilem Arbeiten, deren gemeinsamer Nenner darin besteht, dem Mitarbeiter auf dem eigenen Gerät zur passenden Zeit und am präferierten Ort, die Informationen und Werkzeuge bereitzustellen, die Mitarbeiter zur effizienten Erledigung der Aufgaben benötigen. Dabei zählt immer: Kunden- und Unternehmensdaten müssen sicher vor unbefugtem Zugriff sein. Die Erwartungshaltung ist, dass die Arbeit in das tägliche Leben integriert werden kann und nicht nach geregelten Zeiten abläuft.
Mit Office 365, Dynamics 365, der Power Plattform und den dazugehörigen Diensten bietet Microsoft alle Grundlagen, um jedem Unternehmen und dessen Mitarbeiter mobiles Arbeiten unter höchsten Sicherheitsstandards zu ermöglichen.
Gemeinsam Dokumente bearbeiten mit Microsoft 365
Mit Microsoft 365 ist es bereits möglich und weitgehend etabliert, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, diese zu teilen und die Kommunikation darüber zu führen. Kalender können gemeinsam genutzt und geteilt werden, genauso wie die Kommunikation über VOIP mit Skype for Business.
Mobiles Arbeiten ohne Medienbrüche
Mit der Integration in Microsoft Teams ist es jedoch darüber hinaus möglich, alles an einem zentralen Ort zu verwalten und zu nutzen. Es können Diskussionen mit allen Beteiligten zu den Dokumenten geführt werden, Aufgaben geplant und zugewiesen, ein gemeinsamer Kalender gepflegt und jedes Teammitglied in der passenden Weise über die Fortschritte informiert werden – in seinem bevorzugten Kommunikationskanal.
Wichtige Funktionen für die Arbeit im Homeoffice
Die Grundlage von Teams sind Chat, Online-Meetings und Telefonie. Allerdings bietet die Plattform weitaus mehr für die tägliche Arbeit. Jedes Team verfügt über einen integrierten Online-Speicher, der über OneDrive oder auch als SharePoint Ablage genutzt werden kann.
Was Microsoft Teams so beliebt und erfolgreich macht ist, Mitarbeiter zu befähigen, genau die Werkzeuge in der Art und Weise zu nutzen, wie es für die Arbeit erforderlich ist. Dazu gibt es, ähnlich wie bei der Power Platform, zahlreiche Konnektoren für Apps von Microsoft und auch Drittanbietern.
Kritische Unternehmensprozesse am Laufen halten
Die oben genannten Szenarien und Möglichkeiten decken jedoch nicht den gesamten Bereich von Unternehmen ab. Ein erheblicher Teil der Mitarbeiter ist in Kernprozessen der Beschaffung, Logistik, Finanzmanagement und Buchhaltung tätig. Microsoft bietet mit der Nutzung seines ERP-Systems Dynamics 365 Business Central von Haus aus und kostenfrei eine App für alle gängigen Betriebssysteme (Windows, IOS, Android), wodurch auch diese Mitarbeiter in der Lage sind Ihre Prozesse wie gewohnt durchzuführen.
Die App liefert dabei nicht nur Teile, sondern den kompletten Funktionsumfang des ERP Systems in einer für das verwendete Gerät optimierten Darstellung und Bedienung. Ob Laptop oder Tablet, Maus- oder Gestensteuerung, die täglichen Aufgaben und Prozesse sind damit unabhängig vom verwendeten Gerät und Standort.
Über das integrierte Rollenkonzept sind die verwendeten Profile der Benutzer mit den für sie relevanten Aktionen und Informationen wie gewohnt verfügbar. Darüber hinaus können sogar gerätespezifische Komponenten wie die Kamera von Smartphones verwendet werden. Dies vereinfacht die Erfassung von Belegen (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Spesen) erheblich. Dabei werden Medienbrüche und somit Fehlerquellen minimiert.
