Bei Einführung eines neuen ERP-Systems spielt die Datenübernahme eine wichtige Rolle. Speziell, wenn die bisherige Lösung nicht mehr unterstützt wird oder auf Access- bzw. Excellisten basiert.
Auf den ersten Blick wirkt die Datenmigration wie der größte Alptraum, den sich ein Systemintegrator nur vorstellen kann. Neben der technischen Umsetzung gilt es auch die Unternehmens- und Namenskonformen richtig umzusetzen. Aber nicht nur die initiale Datenübernahme, sondern auch die anschließende, dauerhafte Pflege von größeren Datenmengen, wie Kunden- und Preislisten oder Artikellisten, bereiten oft viel Arbeit.
Hier bietet Business Central eine im Standard integrierte Funktion, die diesen Prozess deutlich vereinfacht und vor allem beschleunigt.
Konfigurationspakete
Für den Datenimport bzw. zur Datenaktualisierung können Konfigurationspakete angelegt werden.
Innerhalb dieser werden einzelne Tabellen aus der Business Central Datenbank hinterlegt. Diese einzelnen Tabellen können beispielsweise nach Excel exportiert- und im Anschluss wieder importiert werden.
Somit können hier einerseits bestehende Daten in Excel auf einfache Art und Weise effizient geändert werden oder auch bei einer initialen Datenübernahme die Tabellen grundsätzlich mit Inhalt gefüllt werden. Wie beispielsweise Artikel, Preislisten oder auch der Debitoren- und Kreditorenstamm.
Nach dem Import der jeweiligen Tabelle(n) können diese nochmals validiert werden und entweder die jeweilige Tabelle oder sogar das ganze Konfigurationspaket in Microsoft Dynamics 365 Business Central übernommen werden.
Wir raten hierbei allerdings dazu, den Datenimport zunächst in einer Sandbox zu testen, um eventuelle Fehler nicht im Echtbetrieb auftreten zu lassen. Zusätzlich sollte vorab ein Backup/Excelexport der jeweiligen Tabelle erstellt werden. Ebenfalls muss darauf geachtet werden, dass die Tabellen in Business Central in gewissen Fällen einen verknüpften Charakter aufweisen. In der Praxis bedeutet dies, dass z.B. ein Artikel eine Basiseinheit „STÜCK“ aufweist, die in einer separaten Tabelle gepflegt werden.
Möchten Sie nun weitere Artikel über ein Konfigurationspaket mit aufnehmen, welche eine neue Basiseinheit aufweisen, so muss diese Einheit ebenfalls vorab in der jeweiligen Tabelle angelegt werden. Sollte diese Basiseinheit fehlen, so bricht die Datenübernahme ab und weißt in einem Fehler auf das Problem hin.
