Daten sammeln – kein Problem. Daten gewinnbringend nutzen – hier wird’s schon schwieriger.

Im Rahmen von Reportings stellt sich immer wieder die Frage, welche Daten – gerade zu Zeiten des Schlagwortes „Big Data“ – werden wie, in welcher Form und welchem Umfang und mit welchem Tool zur Verfügung gestellt. 

Größte Anforderung ist hier zumeist, dem Anwender seine rollenspezifischen Daten individuell aufbereitet und mit den jeweils auch im Kontext, ggf. KPI-bezogenen Detailsdaten etc., zur Verfügung zu stellen. Meist bieten ERP-Systeme schon integrierte Reportingfunktionalitäten, allerdings sind diese für die User in den seltensten Fällen für Ihre Rollenbedarfe abschließend ausreichend.

Auswertungen zur Verfügung stellen

Die Bereitstellung von individuellen Auswertungen übernimmt oft ein (interner) IT-Dienstleister oder der Hersteller. Bestimmte Auswertungen sind in vielen Systemen als Menüpunkt „hart programmiert“. 

Für den User ist also immer ein zusätzlicher Schritt nötig, um an die gewünschten Daten zu kommen. Es stellt sich auch die Frage, wie aktuell diese Reports dann noch sind.

Zum Glück sind die meisten Systeme heute in der Lage, dem User umfassende Möglichkeiten zu bieten, sich selbst zu helfen. Denn tagesaktuelle Zahlen sind in vielen Unternehmen relevant für den Erfolg. Sicherlich sehen wir hier auch bald schon AI-gestützte Prozesse. Beispielsweise um Störungen vorherzusehen und präventiv gegenzusteuern, bevor „das Kind in den Brunnen gefallen“ ist. 

Aber auch die historischen Daten sind heutzutage für eine Prozess- / Unternehmenslenkung nach wie vor unabdingbar und für die meisten das primäre Mittel der Wahl zur Erfüllung der Aufgaben sowie zur Ermittlung von Optimierungspotentialen.

Aktuelle Daten mit Power BI

Als integriertes Tool in Business Central haben Sie eine sehr gute Möglichkeit über alle Daten im System, ein individuelles Reporting zu erstellen. Allerdings sind dafür zumindest grundlegende Programmierkenntnisse erforderlich, da nicht-einheitliche Daten konvertiert werden müssen. Wenn Sie dann noch zusätzliche Datenquellen, wie z.B. SQL, Access, weitere (ERP-) Systeme mit berücksichtigen wollen, kann die Umsetzung schnell recht komplex und kostenintensiv werden und ggf. einen hohen Schulungsaufwand mit sich bringen. Über die Power Platform können Sie Ihre Berichte direkt in Business Central integrieren. 

Reportings ohne Programmierung

Für komplexere Auswertungen reichen Power BI und Business Central dann ggf. nicht aus. Ergänzend kann es Sinn machen, sich mit einem weiteren Reporting-Tool zu befassen und ein solches zu nutzen. Hier gibt es Tools wie beispielsweise Jet Analytics. Dabei wird eine eigene Datenbank aufgesetzt in der die reine Datenmodellierung stattfindet (z.B. Maßeinheiten- / Währungsumrechnungen, Datenvereinheitlichung, Formatierungen etc.). Vorteil für Anwender ohne Programmierkenntnisse ist, dass die Konfiguration über eine grafische Oberfläche erfolgt. Ebenso können weitere Systeme auf diese Weise „angezapft“ werden und so z.B. auch aus Altsystemen Daten genutzt werden, um systemübergreifende Auswertungen in Echtzeit zu generieren. 

 Auf diese Datenbasis greift dann Power BI zurück, so dass Sie sich diese formatierten Daten auch in Ihrem in Business Central integrierten Power BI Bericht anzeigen lassen können. 

Fazit

Power BI ist ein Tool, dass eine ausreichende Menge für gezielte Kennzahlenbildung und -analysen zur Unternehmensführung bietet. Ergänzende Tools wie Jet Analytics helfen, Power BI noch besser und umfangreicher für ERP-Systeme / Business Central nutzen zu können. Speziell wenn keine größeren Programmierkenntnisse beim jeweiligen User / Anwender vorliegen oder im Unternehmen keine eigene IT-Abteilung vorhanden ist.