Qualität beginnt nicht am Ende eines Prozesses, sondern bei jedem einzelnen Arbeitsschritt.
Mit dem neuen Qualitätsmanagement in Business Central BC28 bringt Microsoft die Qualitätssicherung genau dorthin, wo sie gebraucht wird: in die täglichen Geschäftsprozesse. Automatisierte Prüfungen, standardisierte Abläufe und die direkte Integration in Einkauf, Produktion und Lager helfen Unternehmen dabei, Qualität konsequent sicherzustellen und Risiken frühzeitig zu minimieren.
Qualitätsprüfungen gehören in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Trotzdem laufen sie häufig noch außerhalb des ERP-Systems ab: über Excel-Tabellen, Papierformulare, manuelle Freigaben oder separate Speziallösungen. Die Folge können Medienbrüche, zusätzlicher Abstimmungsaufwand und eine eingeschränkte Nachvollziehbarkeit sein.
Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central 2026 Release Wave 1, auch Business Central Version 28 oder kurz BC28, steht erstmals eine von Microsoft veröffentlichte Quality-Management-Erweiterung zur Verfügung. Sie verbindet Qualitätsprüfungen direkt mit zentralen Prozessen in Einkauf, Produktion, Montage und Lager.
Damit wird Qualitätssicherung nicht mehr nur als nachgelagerte Kontrolle betrachtet. Sie kann genau dort stattfinden, wo Waren eingehen, Produkte entstehen und Bestände bewegt werden.
Qualität entscheidet nicht erst am Ende eines Produktions- oder Lieferprozesses über den Erfolg. Bereits fehlerhafte Rohstoffe, unvollständige Prüfergebnisse oder nicht eingehaltene Grenzwerte können Auswirkungen auf nachgelagerte Abläufe haben.
Werden Qualitätskontrollen außerhalb des ERP-Systems verwaltet, liegen Informationen häufig in unterschiedlichen Anwendungen und Formaten vor. Mitarbeitende müssen Daten übertragen, Prüfstatus manuell abgleichen oder Freigaben über separate Kommunikationswege einholen. Das erschwert einen durchgängigen Blick auf Artikel, Chargen, Prüfergebnisse und Folgeprozesse.
Das Quality Management in Business Central setzt hier an: Prüfungen und Ergebnisse werden mit den operativen Prozessen verbunden, in denen die relevanten Warenbewegungen und Buchungen stattfinden. Einkauf, Produktion, Montage und Lagermanagement werden dadurch enger mit der Qualitätssicherung verzahnt.
Unternehmen können Qualitätsprüfungen an unterschiedlichen Stellen ihrer Wertschöpfungskette einplanen. Typische Anwendungsfälle sind:
Business Central kann Prüfungen automatisch erzeugen, wenn definierte Geschäftsvorgänge stattfinden. Dazu zählen der Empfang von Bestellungen, gebuchte Produktions- oder Montageausgaben sowie bestimmte Lagerbewegungen. Zusätzlich können Prüfungen manuell oder zeitgesteuert angelegt werden.
So lässt sich Qualitätssicherung enger mit den tatsächlichen Arbeitsabläufen verzahnen. Mitarbeitende erhalten die benötigten Prüfinformationen direkt im Kontext des jeweiligen Vorgangs und müssen nicht zwischen unterschiedlichen Systemen wechseln.
Ein wesentlicher Baustein des neuen Quality Managements sind Qualitätsprüfungsvorlagen. In ihnen können Unternehmen definieren, welche Merkmale geprüft werden sollen und anhand welcher Kriterien die Bewertung erfolgt.
Die Vorlagen unterstützen anpassbare Messungen sowie Pass-/Fail-Kriterien. Ergänzend lassen sich Regeln festlegen, die bestimmen, bei welchen Geschäftsvorgängen eine Qualitätsprüfung erzeugt werden soll.
Dadurch können Unternehmen wiederkehrende Prüfabläufe einheitlich abbilden. Aus individuellen Checklisten und unterschiedlich dokumentierten Kontrollen entsteht ein strukturierter Prozess mit nachvollziehbaren Bewertungskriterien.
Das unterstützt nicht nur die Qualitätssicherung selbst. Einheitliche Prüfvorgaben erleichtern auch die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und verbessern die Vergleichbarkeit von Ergebnissen.
Qualitätsprüfungen müssen nicht für jeden Vorgang einzeln angelegt werden. Business Central kann sie anhand vordefinierter Regeln automatisch erzeugen. Damit können Prüfaktivitäten unmittelbar an operative Ereignisse gekoppelt werden.
Auch Reaktionen auf Prüfergebnisse lassen sich mithilfe von Workflows konfigurieren. Qualitätsanforderungen hängen dadurch weniger davon ab, ob einzelne Prüfschritte manuell angestoßen oder Informationen rechtzeitig weitergegeben werden.
Für Unternehmen bedeutet das mehr Prozesssicherheit, weniger manuellen Aufwand und eine höhere Nachvollziehbarkeit der Qualitätsprozesse.
Besonders relevant ist der Umgang mit Materialien oder Artikeln, die eine Qualitätsprüfung nicht bestehen. Das Quality Management kann nicht konforme Lagerlose auf Grundlage eines Prüfergebnisses automatisch blockieren.
Darüber hinaus stehen verschiedene Möglichkeiten zur Behandlung nicht konformer Artikel zur Verfügung:
Diese Funktionen helfen dabei, betroffene Bestände kontrolliert aus dem normalen Materialfluss herauszunehmen. Dadurch sinkt das Risiko, dass nicht freigegebene Ware unbeabsichtigt weiterverarbeitet oder ausgeliefert wird.
Das Quality Management unterstützt sowohl Standorte mit als auch ohne Lagerabwicklung. Damit kann die Erweiterung in unterschiedlichen Lagerkonfigurationen eingesetzt und mit den jeweiligen Business-Central-Prozessen verbunden werden.
Gerade für mittelständische Unternehmen mit unterschiedlich organisierten Standorten ist dies ein wichtiger Vorteil. Qualitätsprüfungen können auf einer gemeinsamen Grundlage abgebildet werden, ohne die vorhandenen Lagerstrukturen grundlegend zu verändern.
Wenn Qualitätsdaten direkt im ERP-System entstehen, können Prüfergebnisse im Zusammenhang mit den jeweiligen Einkaufs-, Produktions-, Montage- und Lagerprozessen betrachtet werden.
Ein integriertes Qualitätsmanagement kann beispielsweise dabei unterstützen:
Welche wirtschaftlichen Effekte daraus entstehen, hängt von den jeweiligen Prozessen, Prüfanforderungen und der Umsetzung im Unternehmen ab. Besonders großes Potenzial bietet die Lösung dort, wo bisher viele manuelle Listen, Übergaben und Einzellösungen genutzt werden.
Die technische Bereitstellung der Erweiterung ist nur ein Teil der Einführung. Entscheidend ist, dass die Qualitätsprozesse sinnvoll auf die Arbeitsabläufe des Unternehmens abgestimmt werden.
Folgende Fragen sollten dabei im Mittelpunkt stehen:
Konica Minolta unterstützt Unternehmen dabei, ihre Anforderungen zu analysieren, geeignete Qualitätsprozesse zu konzipieren und die Lösung optimal in Microsoft Dynamics 365 Business Central einzubinden. Ziel ist eine Qualitätsmanagement-Lösung, die nicht nur technisch funktioniert, sondern die tägliche Arbeit nachhaltig erleichtert.
Mit Quality Management in Business Central BC28 verankert Microsoft Qualitätsprüfungen enger in den operativen Abläufen. Prüfungen können automatisiert, manuell oder zeitgesteuert angelegt, anhand definierter Vorlagen durchgeführt und mit Folgeaktionen für nicht konforme Artikel verbunden werden.
Für Unternehmen, die ihre Qualitätssicherung bislang über Excel, Papier oder separate Lösungen organisieren, eröffnet sich damit eine interessante Möglichkeit: Qualitätsdaten entstehen näher an den zugrunde liegenden Geschäftsprozessen und können einheitlich dokumentiert werden.
So wird Qualität nicht erst am Ende kontrolliert, sondern von Anfang an in die Wertschöpfung eingebunden.
Sie möchten prüfen, wie sich das neue Quality Management in Ihre Business-Central-Prozesse integrieren lässt?
Gemeinsam analysieren wir Ihre bestehenden Qualitätsabläufe und zeigen Ihnen, wie sich Prüfungen, Freigaben und Folgeprozesse mit Microsoft Dynamics 365 Business Central effizienter gestalten lassen.
Vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen Termin mit mir. Ich freue mich auf unser Gespräch.
Nadine Schäfer
Customer Success Manager
Tel.: +49 (711) 1385134
E-Mail: Nadine.Schaefer@konicaminolta.de
